Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 4 avril 2026

La présente politique s’applique à tous les services offerts par Nova Aura.

1. Introduction

Chez Nova Aura, nous avons à cœur d’offrir une expérience professionnelle, humaine et rassurante à chacun de nos patients. La protection de vos renseignements personnels fait partie intégrante de cet engagement.

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à recueillir certains renseignements personnels, notamment des informations liées à votre identité et à votre santé. Conscients de la nature sensible de ces informations, nous mettons en place des mesures rigoureuses afin d’en assurer la confidentialité, la sécurité et l’utilisation responsable.

La présente politique de confidentialité vise à vous informer de manière claire et transparente sur la manière dont vos renseignements personnels sont collectés, utilisés, communiqués, conservés et protégés, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi 25.

Votre utilisation de nos services ou de notre site Web signifie que vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette politique.

2. Portée de la politique

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Nova Aura, que ce soit :

• En personne à la clinique
• Par téléphone
• Par courriel
• Via notre site Web
• Par l’entremise de formulaires électroniques ou papiers
• Via les logiciels et systèmes utilisés dans le cadre de nos opérations

Elle s’applique à toute personne interagissant avec la clinique, incluant les patients, les visiteurs du site Web et toute personne communiquant avec nous.

3. Définition des renseignements personnels

Un renseignement personnel est toute information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Dans le contexte de nos activités, certains renseignements, notamment ceux liés à la santé, sont considérés comme sensibles et nécessitent un niveau de protection accru.

4. Principes directeurs

Dans le cadre de la gestion des renseignements personnels, Nova Aura s’engage à :

• Ne recueillir que les renseignements nécessaires à la prestation de ses services
• Utiliser les renseignements uniquement aux fins prévues
• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements
• Limiter l’accès aux renseignements aux seules personnes autorisées
• Permettre aux individus d’accéder à leurs informations et de les corriger

5. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels dans diverses situations, notamment :

• Lors de la prise de rendez-vous
• Lors de la création ou mise à jour de votre dossier patient
• Lors de la prestation de soins d’hygiène dentaire
• Lors de communications avec notre équipe
• Lors de l’utilisation de notre site Web

Les renseignements recueillis peuvent inclure :

• Nom, prénom et date de naissance
• Coordonnées (téléphone, courriel, adresse)
• Informations cliniques pertinentes à votre santé buccodentaire
• Notes cliniques et historique des soins
• Informations administratives liées à votre dossier
• Informations nécessaires à la facturation et aux paiements
• Données de navigation (adresse IP, cookies)

6. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont recueillis afin de :

• Offrir des soins d’hygiène dentaire sécuritaires et adaptés
• Constituer et maintenir un dossier patient complet
• Assurer le suivi des soins et recommandations
• Gérer les rendez-vous et communications
• Effectuer la facturation et le traitement des paiements
• Respecter les obligations légales et professionnelles
• Améliorer la qualité de nos services
• Assurer la gestion administrative de la clinique

7. Consentement

Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels.

Le consentement peut être explicite (formulaire, signature, consentement verbal) ou implicite lorsque la situation le permet.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et de notre capacité à continuer de vous offrir certains services.

8. Communication des renseignements personnels

Nous ne vendons, ni ne louons, ni n’échangeons vos renseignements personnels.

Cependant, certains renseignements peuvent être communiqués lorsque nécessaire :

• À des fournisseurs de services essentiels (ex. logiciels de gestion clinique)
• À des conseillers professionnels (juridiques, comptables)
• Aux autorités lorsque requis par la loi
• En situation d’urgence mettant en danger la santé ou la sécurité

Certains fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, nous nous assurons que des mesures de protection adéquates sont en place.

9. Conservation des renseignements

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément aux exigences légales applicables au domaine de la santé.

Une fois cette période écoulée, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

10. Sécurité des renseignements

Nous mettons en place des mesures de sécurité adaptées afin de protéger vos renseignements personnels :

• Accès restreint aux dossiers
• Protection des systèmes informatiques
• Mesures administratives et organisationnelles
• Protection physique des documents

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement sécurisé, un certain niveau de risque demeure.

11. Accès et rectification

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels vous concernant et d’en demander la correction si ceux-ci sont inexacts, incomplets ou équivoques.

Toute demande peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.

12. Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des obligations légales et des exigences liées à la tenue du dossier patient.

13. Témoins de navigation (cookies)

Notre site Web utilise des témoins de navigation (cookies) afin d’assurer son bon fonctionnement, d’améliorer l’expérience utilisateur et d’analyser l’utilisation du site.

Ces technologies peuvent recueillir certaines informations techniques, telles que votre adresse IP ou vos préférences de navigation.

Vous pouvez en tout temps configurer votre navigateur afin de refuser ou limiter l’utilisation des cookies. Toutefois, certaines fonctionnalités du site pourraient être affectées.

14. Hébergement et transfert des données

Certains renseignements peuvent être hébergés ou traités à l’extérieur du Québec, notamment via des services infonuagiques.

Dans ces cas, nous nous assurons que les fournisseurs respectent des standards de protection adéquats.

15. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Derleandie Castor
Clinique Nova Aura
4725 Boulevard Métropolitain E
Montréal, Québec

Téléphone : 514-671-1200
Courriel : info@cliniquenovaaura.com

16. Traitement des plaintes

Toute personne peut formuler une plainte concernant la gestion de ses renseignements personnels en communiquant avec le responsable.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

Nous nous engageons à traiter toute demande avec sérieux et diligence.

17. Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique en tout temps afin de refléter les changements légaux, technologiques ou opérationnels.

Nous vous invitons à consulter cette page régulièrement afin de prendre connaissance de toute mise à jour.